Unser Kunde ist eine Unternehmensberatung im Management- und Technologiebereich, die führende Unternehmen und Organisationen der öffentlichen Hand zu ihren AuftraggeberInnen zählt. Die Beratungsbereiche umfassen den gesamten Wertschöpfungsprozess von der Strategie bis zur Umsetzung.

Für das Büro in der Wiener Innenstadt suchen wir für unseren Kunden zum ehest möglichen Eintrittstermin eine/n

Office-ManagerIn

Ihre Aufgaben:

• Zusammenarbeit mit allen Bereichen im Zuge administrativer und organisatorischer Aufgabenstellung
• Terminkoordination für die Geschäftsleitung
• Reiseplanung und -Buchung für die Geschäftsleitung
• Erstellen und Bearbeiten von Präsentationen
• Organisation von KundInnen- sowie Teamevents und -meetings
• Unterstützung im Recruitingprozess
• Bearbeitung der Zeiterfassung aller MitarbeiterInnen hinsichtlich Auslastung und Forecasts
• Anlegen von Aufträgen im SAP-System
• Betreuung der Ausschreibungsdokumente und Beschaffung bei Bedarf
• Telefon- und Gästeempfang, Gästebewirtung
• Bearbeitung der eingehenden E-Mails, Postbearbeitung
• Reservierung und Betreuung von Besprechungszimmern
• Beschaffung von Büromaterial und sonstigem Bedarf inkl. Lieferschein- und Rechnungskontrolle
• Einkauf und Verwaltung der Büroausstattung (Reparaturen, Wartung, Pflege)
• Koordination und Kontrolle von Hausarbeiten, externen ProfessionistInnen, LieferantInnen und BotInnen, inkl. Rechnungsprüfung
• Laufende Beobachtung bestehender Verträge im Rahmen der Hausverwaltung und Büroausstattung, Anbotskontrolle, Einholung von Gegenofferten
• Botengänge

Ihr Profil:

• Kaufmännische Ausbildung auf Maturaniveau
• Fundierte mehrjährige Berufserfahrung im Office-Management und/oder in der gehobenen Assistenz
• Sehr gute MS Office-Anwenderkenntnisse, SAP-Kenntnisse
• Sehr gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift

Sie sind eine Vertrauensperson mit Führungsqualitäten, loyal und haben ein sicheres und gepflegtes Auftreten? Sie haben eine offene, charmante Persönlichkeit und arbeiten gerne selbständig? Sie sind darüber hinaus kommunikativ, genau, stark in der Organisation, serviceorientiert, praktisch veranlagt, freundlich, aber auch durchsetzungsstark?

Dann bietet Ihnen unser Kunde eine herausfordernde Tätigkeit in angenehmer Arbeitsatmosphäre und die Möglichkeit zu eigenverantwortlichem Arbeiten.

Wir freuen uns auf Ihre aussagekräftigen Bewerbungsunterlagen samt Foto an:
Secretary Search, Frau Mag. (FH) Susanne Payreder,
Margaretenstraße 22, A-1040 Wien
Email: bewerbung@secretarysearch.at

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